Bulut hizmetlerinde sağlayıcı altyapıyı korur; silinen veriyi geri getirmek ise çoğunlukla size kalır. Paylaşılan sorumluluk modeli, veri kaybı yolları ve bağımsız yedek seçenekleri.
E-postanızı, takviminizi ve ofis belgelerinizi bir bulut hizmetinde tutuyorsanız, verilerin "zaten bulutta olduğu için" güvende olduğunu düşünmek kolaydır. Oysa hizmet sağlayıcının taahhüdü çoğu zaman hizmetin çalışır durumda olmasıyla ilgilidir; yanlışlıkla silinen bir klasörü, ayrılan bir çalışanın posta kutusunu ya da ele geçirilmiş bir hesaptan silinen dosyaları geri getirmek ise büyük ölçüde sizin sorumluluğunuzda kalır. Bu iş bölümüne paylaşılan sorumluluk modeli denir.
Paylaşılan sorumluluk modeli
Bulut uygulamalarında sorumluluk, hizmet sağlayıcı ile müşteri arasında bölünür. Sağlayıcı veri merkezini, sunucuları, ağı ve uygulamanın kendisini işletir; donanım arızası ya da bir veri merkezinin devre dışı kalması gibi durumlara karşı altyapıyı korur. Siz ise kullanıcı hesaplarını, erişim izinlerini, paylaşım ayarlarını ve verinin kendisiyle ilgili kararları yönetirsiniz.
Bu ayrım pratikte şu anlama gelir: sağlayıcının kendi altyapısı için tuttuğu kopyalar, sizin bir kullanıcınızın sildiği tek bir dosyayı geri getirmek için tasarlanmamış olabilir. Hesabınızdan yapılan bir silme, sistem açısından sizin isteğinizdir; altyapıdaki kopyalar da bu değişikliği izler.
| Alan | Genellikle kimde? |
|---|---|
| Veri merkezi, donanım ve ağ arızaları | Sağlayıcı |
| Uygulamanın çalışması ve güncellenmesi | Sağlayıcı |
| Kullanıcı hesapları, parolalar ve çok faktörlü doğrulama | Müşteri |
| Paylaşım ve erişim izinleri | Müşteri |
| Yanlışlıkla ya da kötü niyetle silinen verinin geri getirilmesi | Büyük ölçüde müşteri; sağlayıcı sınırlı süreli araçlar sunar |
| Ayrılan çalışanın verisinin korunması | Müşteri |
| Platformdan bağımsız yedek ve saklama politikası | Müşteri |
Ayrıntılar hizmete ve sözleşmeye göre değişir. Kullandığınız hizmetin sözleşmesinde ve belgelerinde veri kaybı, geri yükleme ve hesap kapatma ile ilgili bölümleri okuyun.
Veri hangi yollarla kaybolur?
Yanlışlıkla silme
Bir kullanıcı ortak bir klasörü düzenlerken silebilir ya da yanlış kurulan bir e-posta kuralı mesajları beklenmedik bir yere taşıyabilir. Kaybın fark edilmesi haftalar sürebilir; bu sürede geri dönüşüm kutusunun saklama süresi dolmuş olabilir.
Eşitleme yoluyla yayılan sorunlar
Bilgisayardaki dosyaları bulutla eşitleyen uygulamalar, değişiklikleri iki yönde de taşır. Bir bilgisayarda fidye yazılımı dosyaları şifrelediğinde şifrelenmiş sürümler buluta da yüklenir; bilgisayarda silinen bir klasör bulutta da silinir. Sürüm geçmişi bazı durumlarda kurtarır, ancak süresi ve kapsamı sınırlıdır. Eşitleme bir erişim kolaylığıdır, yedek değildir.
Ele geçirilen hesaplar
Parolası çalınan bir kullanıcı hesabı üzerinden dosyalar silinebilir ya da posta kutusu boşaltılabilir. Ele geçirilen hesap bir yönetici hesabıysa saldırgan saklama ayarlarını değiştirebilir, başka hesapları silebilir; platformun içindeki geri dönüş araçlarına da onunla birlikte ulaşmış olur.
Ayrılan çalışanlar
Bir çalışan ayrıldığında lisansı boşa çıkarmak için hesabını silmek yaygın bir uygulamadır. Birçok hizmette silinen hesabın posta kutusu ve dosyaları belirli bir süre sonra kalıcı olarak kaldırılır. Müşteri yazışmaları, teklifler ve sözleşmeler o hesapla birlikte gidebilir.
Hizmete erişimin kesilmesi
Ödeme sorunu, sözleşme anlaşmazlığı, hesabın askıya alınması ya da sağlayıcı değiştirme kararı, verilere erişimi geçici ya da kalıcı olarak kesebilir. Elinizde bağımsız bir kopya bulunması bu tür durumlarda işin sürmesine yardım eder ve başka bir hizmete geçişi de kolaylaştırır.
Platformun kendi araçları ne kadar korur?
Geri dönüşüm kutusu, sürüm geçmişi, saklama ilkeleri (verinin belirli bir süre silinmesini engelleyen ayarlar) ve hukuki saklama özellikleri değerlidir; kullanıyorsanız açık ve doğru ayarlanmış olduklarını kontrol edin. Ancak bunların hepsi aynı platformun içinde ve aynı yönetici hesaplarının kontrolündedir. Süreleri sınırlıdır ve bazıları bir öğeyi kolayca eski yerine geri getirmek için değil, silinmesini önlemek ya da arama yapabilmek için tasarlanmıştır.
Geri dönüşüm kutusu ve sürüm geçmişi iyi bir ilk savunma hattıdır, ama aynı hesapta ve aynı hizmette durur. Hesap silinir, ele geçirilir ya da hizmete erişim kesilirse bu kopyalara da ulaşamayabilirsiniz. Bağımsız yedek, ana platformdan ve onun yönetici hesaplarından ayrı yönetilen kopyadır.
Bağımsız yedek için seçenekler
Buluttan buluta yedekleme hizmeti
Bu hizmetler, sizin verdiğiniz yetkiyle e-posta, takvim, kişiler ve dosyaları düzenli aralıklarla başka bir altyapıya kopyalar. Kurulumu görece kolaydır ve şirket içinde ek donanım gerektirmez; maliyet genellikle kullanıcı başına düzenli bir aboneliktir.
Kendi depolamanıza yedekleme
Bazı yedekleme yazılımları bulut verisini şirket içindeki bir sunucuya ya da depolama cihazına indirir. Kopya tamamen sizin kontrolünüzdedir; buna karşılık depolama alanı, internet bant genişliği ve o cihazın kendi korunması da sizin sorumluluğunuzdadır.
Elle dışa aktarma
Platformun dışa aktarma özelliğiyle belirli aralıklarla tam kopya almak, hiç kopya olmamasından iyidir. Ancak elle yapıldığı için unutulur, geri yüklemesi zahmetlidir ve tek bir e-postayı geri getirmek için pratik değildir. Daha çok acil durum ya da hizmet değişikliği için bir güvence olarak düşünülmelidir.
Yedekleme hizmetini seçerken sorulacaklar
- Kapsam: Yalnızca posta kutuları mı, yoksa takvim, kişiler, ortak klasörler, ekip alanları ve sohbet kanalları da yedekleniyor mu? Ortak posta kutuları dahil mi?
- Sıklık ve saklama süresi: Yedek günde kaç kez alınıyor, ne kadar geriye gidilebiliyor?
- Geri yükleme biçimi: Tek bir e-posta ya da dosya özgün yerine veya başka bir kullanıcıya geri yüklenebiliyor mu? Bir klasörün belirli bir tarihteki hâline toplu dönüş yapılabiliyor mu?
- Verinin konumu ve şifreleme: Yedekler hangi ülkede tutuluyor, aktarım ve saklama sırasında şifreleniyor mu? Kişisel veriler söz konusu olduğunda KVKK mevzuatı ve ilgili rehberler esas alınmalı, gerekirse hukuk danışmanına başvurulmalıdır.
- Erişim güvenliği: Yedek hizmetinin yönetim paneli çok faktörlü doğrulamayı destekliyor mu? Yedeklerin silinmesi ek onay ya da bekleme süresi gerektiriyor mu?
- Çıkış: Hizmeti bırakırsanız yedeklerinizi hangi biçimde alabilirsiniz?
Yedeği gerçekten bağımsız tutun
Yedek hizmetinin yönetici hesabı, ana platformun yönetici hesabıyla aynı olmasın. Aynı kimlikle girilen bir yedek, o kimlik ele geçirildiğinde korumasız kalır. Yedek hizmetinde de kişiye özel hesaplar ve çok faktörlü doğrulama kullanın.
Ayrılan çalışan sürecine bir adım ekleyin: hesap silinmeden önce yedeğinin güncel olduğunu doğrulayın, gerekiyorsa posta kutusunu ve dosyaları bir yöneticiye devredin ya da arşivleyin. Yeni açılan hesapların yedek kapsamına kendiliğinden girip girmediğini kontrol edin; birçok hizmette bu ayrı bir ayardır.
Yedekleme raporlarında hata veren kullanıcı ya da klasörlere bakın. Belirli aralıklarla rastgele seçtiğiniz bir kullanıcının tek bir e-postasını ve bir klasörünü geri yükleyin; işlemin ne kadar sürdüğünü not edin. Gerçek bir kayıpta ilk kez denemek, en pahalı deneme biçimidir.
Kontrol listesi
- Hizmet sözleşmesinde veri kaybı ve geri yükleme konusunda sağlayıcının neyi üstlendiği biliniyor mu?
- Geri dönüşüm kutusu ve sürüm geçmişinin saklama süreleri biliniyor mu?
- E-posta, takvim, dosyalar ve ortak alanlar platformdan bağımsız bir yedekte mi?
- Yeni açılan hesaplar yedek kapsamına kendiliğinden giriyor mu?
- Ayrılan çalışanların hesabı silinmeden önce verisi korunuyor mu?
- Yedek hizmetinin yönetici erişimi ana platformdan ayrı ve çok faktörlü doğrulamayla korunuyor mu?
- Tek bir e-postanın ve bir klasörün geri yüklemesi denendi mi?
- Yedeklerin hangi ülkede tutulduğu ve kişisel verilerle ilgili yükümlülükler değerlendirildi mi?