Lisans denetiminde zorlanmanın nedeni çoğu zaman neyin nerede, hangi hakla kullanıldığını gösterememektir. Bu yazı lisans ölçütlerini, lisans kanıtı dosyasını ve düzenli uzlaştırmayı ele alır.
Kullandığınız bir yazılımın üreticisi, lisans sözleşmesine dayanarak kurulu ve kullanılan yazılımın satın aldığınız haklarla uyumlu olup olmadığını sorabilir. Böyle bir talep geldiğinde zorlanan işletmelerde sorun çoğu zaman bilinçli bir ihlal değil, neyin nerede kurulu olduğunu ve hangi hakla kullanıldığını belgeleyememektir. Denetime hazır olmak, talep gelmeden önce bu tabloyu çıkarabilmek demektir.
Lisans denetimi nasıl gelir?
Lisans denetimi, yazılım üreticisinin ya da onun adına çalışan bir firmanın, sözleşmedeki denetim maddesine dayanarak yazılım kullanımınızı incelemesidir. Talep her zaman "denetim" adıyla gelmez. Resmî bir bildirim yazısı, "lisans gözden geçirmesi" başlıklı bir e-posta, doldurmanız istenen bir öz değerlendirme formu ya da yenileme görüşmesinde sorulan kullanım rakamları da aynı sonuca varabilir. Bazı ürünler kullanım bilgisini kendi yönetim panellerinde zaten toplar.
Önemli yazılımlarınızın sözleşmelerindeki denetim maddesini önceden okuyun: Üretici ne sıklıkla denetim isteyebilir, ne kadar önceden haber vermesi gerekir, hangi verileri talep edebilir, eksik çıkarsa bedel nasıl hesaplanır, denetimin masrafını kim üstlenir? Bu bilgiler, bir talep geldiğinde nasıl davranacağınızı belirler.
Talep geldiğinde aceleyle veri göndermeyin. Hangi ürünlerin, hangi şirketlerin ve hangi dönemin kapsamda olduğunu yazılı olarak netleştirin. Üreticiyle yazışmayı tek bir kişi yürütsün, gönderilen her dosyanın kopyası saklansın. Sözleşmenin yorumlanmasını gerektiren noktalarda sözleşme hükümleri ve ilgili mevzuat esas alınmalı, gerekirse hukuk danışmanına başvurulmalıdır.
Uyumsuzluk çoğu zaman nereden çıkar?
Lisans ölçütünün yanlış anlaşılması
Her yazılım aynı şeyi saymaz. Bir ürün kullanıcı başına, bir başkası cihaz başına lisanslanır; sunucu yazılımlarında ise işlemci çekirdeği sayısı sık kullanılan bir ölçüttür. Lisans ölçütü, yani lisansın neye göre sayıldığı yanlış anlaşıldığında, satın alınan adet doğru görünse bile hesap tutmaz.
| Lisans ölçütü | Ne sayılır? | Sık görülen hata |
|---|---|---|
| Adlandırılmış kullanıcı | Lisansın atandığı her kişi | Bir hesabın birkaç kişi tarafından ortak kullanılması |
| Cihaz | Yazılımın kurulu olduğu ya da yazılıma erişen her cihaz | Eski veya yedek bilgisayarlarda unutulan kurulumlar |
| İşlemci çekirdeği | Sunucudaki fiziksel ya da sanal çekirdekler | Sanal makinenin çalışabildiği diğer sunucuların hesaba katılmaması |
| Eşzamanlı kullanım | Aynı anda açık olan oturumlar | Ay sonu gibi yoğun dönemlerdeki tepe kullanımın gözden kaçması |
| Erişim lisansı | Sunucu yazılımına bağlanan her kullanıcı veya cihaz | Sunucu lisansının bağlananları da kapsadığının sanılması |
Sürüm ve kullanım şartları
Ev veya öğrenci sürümleri ile yalnızca kişisel kullanım için ücretsiz sunulan yazılımlar, çoğu durumda ticari kullanıma izin vermez. Süresi dolmuş deneme sürümleri ve bir çalışanın kendi kişisel lisansıyla şirket bilgisayarına kurduğu programlar da sık rastlanan durumlardır. Bilgisayarla birlikte gelen lisanslar (OEM lisans) genellikle ilk kurulduğu cihaza bağlıdır; cihaz değiştiğinde yeni cihaza taşınamayabilir. Yazı tipleri, eklentiler ve tasarım şablonları da lisans şartlarına tabidir ve envanterde en sık unutulan kalemler arasındadır.
Sanallaştırma, test ve yedek ortamlar
Bir sunucuyu sanal makineye taşımak, test için kopyalamak ya da felaket kurtarma amacıyla ikinci bir yerde hazır tutmak lisans durumunu değiştirebilir. Bazı lisans modellerinde sanal makinenin çalışabileceği bütün fiziksel sunucular hesaba katılır. Bazılarında yedek ortam için ayrı bir kullanım hakkı tanınır, bazılarında tanınmaz. Bu nedenle altyapı değişikliği yapılmadan önce ilgili ürünlerin sözleşmesini kontrol edin.
Açık kaynak yazılımlar
Açık kaynak yazılımlar çoğu zaman ücretsizdir ama lisanssız değildir. Yalnızca şirket içinde kullanıldığında yükümlülükler genellikle sınırlıdır. Bir yazılımı ürününüzün parçası olarak müşterilerinize dağıtıyorsanız lisans metnini ekleme ya da kaynak kodunu paylaşma gibi şartlar doğabilir. Hangi açık kaynak bileşeni nerede kullandığınızı da kayda geçirin.
Lisans kanıtı dosyası oluşturun
Denetimde "bu yazılımı kullanma hakkınız var mı?" sorusunun cevabı belgeyle verilir. Ürün anahtarı ya da kurulum dosyası tek başına hak kanıtı sayılmayabilir. Lisans kanıtı; ürünü, sürümü, adedi, lisans ölçütünü ve lisans sahibini birlikte gösteren belgelerdir: sözleşme veya lisans sertifikası, satıcı faturası, üreticinin çevrim içi portalındaki hak kaydı, abonelik yönetim panelinden alınmış döküm ve bilgisayarla gelen lisanslarda cihazın faturası.
Bu belgeleri ürün bazında tek bir yerde toplayın ve her ürünü bir satırla özetleyin: ürün, sürüm, adet, ölçüt, satın alma tarihi, tedarikçi, lisans sahibi şirket ve yenileme tarihi. Unvan değişikliği, birleşme ya da grup şirketleri arasında ortak kullanım gibi durumlarda lisansın hangi tüzel kişi adına alındığı ayrıca önem kazanır. Üretici portallarındaki yönetici hesabının bir çalışanın kişisel e-posta adresine bağlı olmamasına da dikkat edin.
Kurulu olanla sahip olunanı karşılaştırın
Hazırlığın merkezinde lisans uzlaştırması vardır: Her ürün için kullanım sayısını, sahip olduğunuz hak sayısıyla karşılaştırmak. Kullanım tarafı; bilgisayarlardaki kurulu yazılım listelerinden, sunucu ve sanallaştırma platformundan, abonelik panellerindeki atanmış kullanıcılardan ve kullanıcı dizininden toplanır. Hak tarafı ise kanıt dosyasından gelir.
Eksik çıkan ürünlerde seçenekler bellidir: Kullanılmayan kurulumları kaldırmak, sözleşme izin veriyorsa boştaki bir lisansı yeniden atamak ya da eksik lisansı tamamlamak. Fazla çıkan ürünler de değerli bir bilgidir; yenileme döneminde adet düşürülerek bütçe korunabilir. Uzlaştırmayı büyük yenilemelerden birkaç ay önce yapmak, eksikleri sakin bir dönemde kapatmanızı ve doğru adetle görüşmeye girmenizi sağlar.
Denetim talebi geldikten sonra kurulumları aceleyle kaldırmak geçmiş kullanımı ortadan kaldırmaz ve kayıtlarla çelişki yaratabilir. Kayıtları silmeyin ya da değiştirmeyin; mevcut durumu olduğu gibi tespit edin ve sözleşme açısından değerlendirmek için gerekirse hukuk danışmanına başvurun.
Uyumu günlük işin parçası yapın
Lisans uyumsuzluğunun önemli bir kısmı kontrolsüz kurulumdan doğar. Kullanıcıların günlük hesaplarında yönetici yetkisi yoksa ve yazılımlar onaylı bir liste ya da talep üzerinden kuruluyorsa, kayıt dışı kalan yazılım azalır. Onaylı listede her ürünün lisans modelini de belirtin; kurulumu yapan kişi lisans atamasını aynı anda kaydedebilsin.
Kullanıcı başına lisanslanan ürünlerde, ayrılan çalışanın lisansını geri alıp boşa çıkarmak hem uzlaştırmayı kolaylaştırır hem de gereksiz alımı azaltır. Bir cihaz hurdaya ayrılırken üzerindeki lisansın başka cihaza taşınıp taşınamayacağını not edin. Lisansların tek bir satın alma kanalından alınması da farklı bölümlerin aynı ürünü farklı yerlerden alıp kayıt dışı bırakma riskini azaltır.
Yılda bir kez küçük bir iç prova yapın: Rastgele seçtiğiniz bir ürün için kullanım sayısını ve lisans kanıtını ne kadar sürede bir araya getirebiliyorsunuz? Bu soru birkaç saat içinde cevaplanabiliyorsa, gerçek bir denetim talebi de çok daha sakin karşılanır.
Kontrol listesi
- Önemli yazılımların sözleşmelerindeki denetim maddesi okundu mu?
- Her ürünün lisans ölçütü (kullanıcı, cihaz, çekirdek, eşzamanlı kullanım, erişim) biliniyor mu?
- Lisans kanıtları ürün bazında ve lisans sahibi şirket bilgisiyle tek bir yerde tutuluyor mu?
- Kurulu yazılım ve atanmış abonelik sayıları düzenli olarak sahip olunan haklarla karşılaştırılıyor mu?
- Ev, öğrenci, deneme ve kişisel lisanslı yazılımlar şirket cihazlarından ayıklandı mı?
- Sanallaştırma, test ve yedek ortamların lisans durumu kontrol edildi mi?
- Yazılım kurulumu onaylı bir liste veya talep süreci üzerinden mi yapılıyor?
- Bir denetim talebinde kapsamın yazılı olarak netleştirileceği ve yazışmayı kimin yürüteceği belli mi?