Gelen e-İrsaliyeyi arşivlemek kolay; asıl iş malın siparişe uygun gelip gelmediğini kontrol etmek. İş yönetimi yazılımımızda mal kabul, fark iadesi ve tedarikçi yanıtı nasıl tek akışta ilerliyor?
e-İrsaliyeye geçen çoğu işletmede gelen irsaliye sisteme düşer, bir listede durur ve orada kalır. Mal depoya girer, sayılır ya da sayılmaz; eksik, fazla ya da hasarlı gelen kalem çoğu zaman kâğıda, bir mesaja ya da birinin hafızasına yazılır. Sonra fatura gelir ve aradaki fark fark edilmeden ödenir.
Oysa gelen e-İrsaliye, depodaki kontrolün başlaması gereken yerdir. Bu yazıda iş yönetimi yazılımımızda bu akışın nasıl ilerlediğini anlatıyoruz.
Sorun: İrsaliye geldi, peki mal tam geldi mi?
Tedarikçinin irsaliyesinde yazan ile kapınıza gelen her zaman aynı değildir. Siparişte 100 koli istenmiştir, 96'sı gelmiştir; bir kalem hiç sipariş edilmemiştir; birkaç ürün hasarlıdır. Bu farkları mal kabul anında yakalamak, sonradan tedarikçiyle yapılan yazışmalardan çok daha kolaydır.
Yazılımımızda akış
1. Mal kabul siparişten dolar
Mal kabul fişi, açık satınalma siparişlerinizden doldurulur. Kabul ettiğiniz miktar ile e-İrsaliyede yazan miktar arasındaki fark hesaplanır; neyin eksik ya da fazla geldiği görünür olur.
2. Ürün eşleştirmesi bir kez yapılır
Tedarikçinin kendi ürün kodu, sizin stok kartınızdaki koddan farklı olabilir. Gelen faturada eşleşmeyen bir kalemi stok kartınıza bir kez bağlarsınız; sistem bu eşleşmeyi o tedarikçi için hatırlar ve sonraki faturalarında kendiliğinden kullanır. Masaüstü uygulamada aynı eşleşme gelen e-İrsaliyelerde de kullanılır.
3. Fark için iade irsaliyesi açılır
Kabul edilmeyen miktar için iade irsaliyesi açılır; aynı bilgiyi ikinci kez girmezsiniz. Masaüstü uygulamada hasarlı ya da kalitesi uygun olmayan malın miktarını ve red nedenini de mal kabulde kaydedersiniz.
4. Tedarikçiye yanıt mal kabulden gelir
e-İrsaliye sisteminde alıcı, tedarikçiye bir yanıt gönderir. Bu yanıttaki eksik ve fazla miktarlar mal kabul fişinden gelir; ayrıca hesaplamanız ya da yeniden yazmanız gerekmez.
5. Tedarikçi puanı güncellenir
Masaüstü uygulamada mal kabulde reddedilen mallar, teslim süresine uyum ve fiyat uyumu tedarikçinin performans puanına yansır. Bir sonraki satınalmada kiminle çalışacağınıza bu veriye bakarak karar verirsiniz.
e-İrsaliye gelir → siparişle karşılaştırılarak mal kabul edilir → fark için iade irsaliyesi açılır → tedarikçiye yanıt gider → tedarikçi puanı güncellenir.
Gelen fatura tarafında
Gelen e-Fatura da aynı uygulamaya düşer. Listeden seçip onayladığınızda alış faturası olarak aktarılır; tedarikçi, gönderenin vergi numarasından bulunur. Aynı fatura iki kez aktarılamaz ve tutarlar belgedeki gibi kalır. Ürün eşleştirmesi burada öğrenilir; bir kez bağladığınız kalem o tedarikçinin sonraki faturalarında kendiliğinden eşleşir. Ticari faturalara kabul ya da ret yanıtı aynı ekrandan verilir; redde gerekçe yazmak zorunludur.
Mal kabulde dikkat edilecekler
- Malı irsaliyeye göre değil, siparişe göre kabul edin; fark irsaliye ile sipariş arasında da olabilir.
- Eksik, fazla ve hasarlı kalemi o anda kaydedin; sonradan hatırlamak zordur.
- Red nedenini yazın; aynı tedarikçide tekrar eden sorunlar ancak böyle görünür.
- Tedarikçiye yanıtı geciktirmeyin; fark ne kadar erken bildirilirse çözümü o kadar kolay olur.